Já ouviu falar sobre o termo backoffice, mas ficou sem entender do que se trata esse conceito? Então, você chegou ao blog certo, pois, este artigo foi feito para esclarecer essas e outras dúvidas sobre o que é backoffice e como funciona.
Saiba que esse tema está relacionado com a retaguarda administrativa ou financeira de uma empresa, atuando como uma espécie de solucionador de problemas em uma companhia, tendo papel essencial nos processos internos.
Vamos conhecer mais sobre o backoffice e a sua atuação em uma empresa. Confira!
O Que É Backoffice?
Backoffice é um sistema que reúne uma série de funções que ocorrem de forma mais otimizada internamente, mas sem que seja observado pelo cliente.
A proposta é reduzir os impactos causados em um processo, evitando que o consumidor seja impactado de maneira negativa, além de atuar como uma espécie de suporte para outros setores.
No mundo corporativo, o backoffice pode ser utilizado de diferentes formas, mas sempre por meio de um sistema integrado, com diversas áreas, como finanças, administração, etc.
O Que Quer Dizer A Sigla BKO?
BKO é a abreviação para o termo palavra backoffice. Como mencionamos, ela serve de apoio para outros setores, como financeiro, administrativo, operações e marketing.
Como O Backoffice Funciona?
O backoffice funciona como um apoio às mais variadas áreas, independente de empresas de serviços ou produtos. O objetivo é garantir processos corretos e evitar que o cliente possa observar qualquer problema ou falha.
Esse sistema analisa todas as etapas de uma empresa como, por exemplo, um e-commerce. Nesse caso, a equipe acompanha de perto pedidos de produtos, estoque, entrega, pagamento, fidelização de clientes e muito mais.
Sendo assim, sempre que acontecer algum gargalo no processo, essa equipe ntra em cena para resolver toda a situação, garantindo uma entrega segura para o cliente, seja de produtos ou serviços, fortalecendo ainda mais as rotinas internas.
Por Que O Backoffice É Importante Para As Empresas?
O sistema backoffice é importante para melhorar os processos administrativos e financeiros, no sentido de identificar possíveis falhas e gaps, agindo de forma antecipada e evitando que ele possa tomar proporções maiores.
Inclusive, muitas vezes, ele pode evitar que o problema, de fato, ocorra. Isso porque, essa equipe atua também na análise de dados e utiliza ferramentas para se antecipar aos possíveis problemas em um processo.
Quais Os Tipos De Backoffice?
Há dois tipos de backoffice, sendo o financeiro e o administrativo. Confira nos próximos tópicos os detalhes e características de cada um deles.
Backoffice Financeiro
O backoffice financeiro é o responsável por garantir total controle para garantir o fechamento das contas de maneira correta, dando total atenção para a contabilidade e documentação fiscal.
O papel do backoffice financeiro é organizar as contas para que, em possíveis momentos de crises, a empresa possa superar essa situação de forma sólida e segura.
Além disso, ele também atua no pagamento de salários, transações bancárias, cadastro de fornecedores, emissão de nota fiscal, etc.
Backoffice Administrativo
Já o backoffice administrativo é um setor que dá apoio e possibilita o funcionamento correto da empresa. Como a parte administrativa é muito ampla, o cuidado é ainda mais efetivo, principalmente na compra de insumos, matéria-prima e equipamentos.
Para que tudo funcione de maneira plena, o backoffice administrativo elabora relatório e mantém uma análise de dados efetiva e rotineira, garantindo apoio na tomada de decisão.
Backoffice Comercial
Por sua vez, o backoffice comercial oferece todo apoio para o setor de vendas de uma empresa, garantindo processos mais fluidos e relacionamentos mais saudáveis e próximos com os clientes.
Cabe ao time atualizar frequentemente as informações sobre serviços e produtos, valores, itens em estoque, etc.
Além disso, essa equipe também pode operacionalizar o setor, fazendo análise de mercado e acompanhamento do comportamento do cliente dentro da empresa.
A intenção é melhorar a experiência do cliente e os processos internos, reduzindo também as perdas em termos de vendas.
Qual A Diferença Entre Backoffice X Front Office?
Backoffice e front office não são a mesma coisa. Para você entender, backoffice é uma área que garante uma gestão interna eficiente. Por outro lado, o front office está relacionado com a otimização das operações que envolvem o relacionamento com o cliente.
Quando há uma queixa de um cliente, por exemplo, entra em cena o time do front office, conhecido também como linha de frente. De forma resumida, ele atua no apoio para as áreas de pós-vendas de uma empresa.
O Que Fazer Para O Funcionamento Adequado Do Backoffice?
Para garantir um sistema eficiente, é preciso seguir algumas recomendações, como investimento em gestão de pessoas, capacitação frequente dos colaboradores, além do investimento em tecnologia para diminuir erros de atividades manuais.
Além disso, para um funcionamento adequado, é importante documentar todos os processos e oferecer apoio constante para os tomadores de decisão, como gestores e diretores.
Conclusão
O backoffice é um setor importantíssimo em empresas de diversos setores, como e-commerce, indústria e comércio.
Com as nossas dicas e todo o esclarecimento sobre o que é backoffice fica mais fácil adotar esse sistema na sua empresa, não é mesmo?
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